Quotation atau Sebut Harga adalah dokumen yang menyatakan anggaran harga untuk barang atau perkhidmatan yang ditawarkan kepada pelanggan.
Definisi Quotation
Quotation merupakan:
- Sebut harga rasmi - Anggaran kos yang diberikan
- Tawaran perniagaan - Cadangan harga dan terma
- Dokumen pra-jualan - Sebelum persetujuan pembelian
- Rujukan harga - Untuk pelanggan membuat keputusan
Fungsi Quotation
1. Memberikan Anggaran Kos
Quotation membolehkan pelanggan:
- Mengetahui kos sebelum komit
- Membandingkan harga dengan pembekal lain
- Merancang bajet
2. Menetapkan Terma
Quotation menyatakan:
- Harga dan skop kerja
- Tempoh sah laku
- Terma pembayaran
- Syarat-syarat lain
3. Dokumen Rujukan
Quotation menjadi:
- Asas untuk Purchase Order
- Rujukan untuk kontrak
- Bukti harga yang dipersetujui
Elemen Quotation
| Elemen | Keterangan |
|---|---|
| Maklumat penjual | Nama syarikat, alamat, contact |
| Maklumat pelanggan | Nama dan alamat |
| Nombor quotation | Nombor rujukan unik |
| Tarikh | Bila quotation dikeluarkan |
| Senarai item | Barang/perkhidmatan ditawarkan |
| Harga seunit | Harga setiap item |
| Jumlah | Total keseluruhan |
| Tempoh sah | Berapa lama harga ini valid |
| Terma | Syarat pembayaran dan lain-lain |
Contoh Quotation
================================
SYARIKAT PEMBEKAL SDN BHD
No. 123, Jalan Perniagaan
Tel: 03-1234 5678
================================
QUOTATION / SEBUT HARGA
================================
Quotation No: QT-2026-0045
Tarikh: 25/01/2026
Sah sehingga: 24/02/2026 (30 hari)
--------------------------------
Kepada:
ABC Trading Sdn Bhd
No. 45, Jalan Kedai
Attention: En. Ahmad
--------------------------------
| No | Item | Qty | Harga | Jumlah |
|----|--------------|-----|----------|------------|
| 1 | Produk A | 100 | RM50.00 | RM5,000.00 |
| 2 | Produk B | 50 | RM80.00 | RM4,000.00 |
| 3 | Produk C | 200 | RM15.00 | RM3,000.00 |
--------------------------------
Subtotal: RM12,000.00
Penghantaran: RM 200.00
JUMLAH: RM12,200.00
--------------------------------
Terma Pembayaran: 50% deposit,
50% sebelum hantar
Penghantaran: 7 hari bekerja
selepas PO diterima
--------------------------------
Quotation ini sah selama 30 hari
dari tarikh di atas.
================================
Tempoh Sah Quotation
Quotation mempunyai tempoh sah kerana:
- Harga bahan mentah boleh berubah
- Kadar tukaran wang asing
- Kos operasi boleh naik
- Ketersediaan stok
| Jenis Perniagaan | Tempoh Biasa |
|---|---|
| Retail | 7-14 hari |
| Perkhidmatan | 14-30 hari |
| Projek besar | 30-60 hari |
| Import | 7-14 hari |
Quotation vs Dokumen Lain
| Dokumen | Masa | Status |
|---|---|---|
| Quotation | Paling awal | Tawaran, belum mengikat |
| Purchase Order | Selepas terima quote | Pesanan rasmi, mengikat |
| Delivery Order | Semasa hantar | Bukti penghantaran |
| Invois | Selepas hantar | Permintaan bayaran |
| Resit | Selepas bayar | Bukti pembayaran |
Jenis Quotation
Quotation Tetap
Harga tetap untuk skop kerja yang ditetapkan.
Quotation Anggaran
Anggaran kasar, harga akhir mungkin berbeza.
Quotation Berperingkat
Harga berbeza mengikut kuantiti yang dipesan.
Tips Menguruskan Quotation
Untuk Penjual
- Nyatakan skop jelas - Apa yang termasuk dan tidak
- Tetapkan tempoh sah - Lindungi dari perubahan harga
- Masukkan terma - Pembayaran, penghantaran
- Respond cepat - Pelanggan menghargai respons pantas
- Follow up - Tanya jika tiada maklum balas
Untuk Pembeli
- Bandingkan beberapa quote - Dapatkan 3 sebut harga
- Semak skop - Pastikan sama untuk perbandingan
- Perhatikan tempoh sah - Jangan terlepas
- Runding jika perlu - Harga boleh dirunding
Selepas Quotation Diterima
Apabila pelanggan bersetuju dengan quotation:
Quotation diterima
↓
Pelanggan keluarkan PO
↓
Penjual sediakan barang
↓
Penghantaran + DO
↓
Invois dikeluarkan
↓
Pembayaran
↓
Resit dikeluarkan