Debit Note atau Nota Debit adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli untuk menambah jumlah yang perlu dibayar. Ia berfungsi sebagai caj tambahan kepada akaun pelanggan.
Definisi Debit Note
Debit note merupakan:
- Pelarasan positif - Menambah jumlah belum bayar
- Nota tambahan - Caj tambahan dikenakan
- Dokumen pembetulan - Membetulkan invois yang terkurang
- Bukti caj - Rekod caj tambahan yang sah
Bila Debit Note Dikeluarkan?
1. Kesilapan Invois
Apabila invois asal terkurang caj:
- Harga seunit yang salah
- Kuantiti yang tercicir
- Kesilapan pengiraan
2. Caj Tambahan
Apabila ada kos tambahan:
- Caj penghantaran ekspres
- Caj pembungkusan khas
- Caj insurans
- Caj pemasangan
3. Kenaikan Harga
Apabila harga berubah:
- Kenaikan kos bahan mentah
- Perubahan kadar cukai
- Pelarasan kontrak
4. Caj Penalti
Apabila ada pelanggaran terma:
- Pembayaran lewat
- Pembatalan sebahagian
- Perubahan pesanan
Elemen Debit Note
| Elemen | Keterangan |
|---|---|
| Label | ”DEBIT NOTE” atau “NOTA DEBIT” |
| Nombor DN | Nombor unik (cth: DN-2026-0001) |
| Tarikh | Bila debit note dikeluarkan |
| Rujukan invois | Nombor invois asal (jika berkaitan) |
| Butiran | Item/caj yang ditambah |
| Jumlah debit | Berapa yang perlu dibayar tambahan |
| Sebab | Kenapa caj tambahan dikenakan |
Contoh Debit Note
================================
SYARIKAT ABC SDN BHD
No. 123, Jalan Perniagaan
Tel: 03-1234 5678
================================
DEBIT NOTE
================================
No: DN-2026-0008
Tarikh: 25/01/2026
--------------------------------
Kepada: XYZ Trading
Rujukan Invois: INV-2026-0089
Tarikh Invois: 20/01/2026
--------------------------------
Sebab: Caj penghantaran ekspres
(diminta oleh pelanggan)
--------------------------------
| Butiran | Jumlah |
|----------------------|----------|
| Express Delivery | RM 50.00 |
| Weekend Handling | RM 30.00 |
--------------------------------
Jumlah Debit: RM 80.00
--------------------------------
Baki akaun sebelum: RM 1,500.00
Debit: RM 80.00
Baki akaun baru: RM 1,580.00
================================
Debit Note vs Credit Note
| Aspek | Debit Note | Credit Note |
|---|---|---|
| Kesan | Menambah hutang | Mengurangkan hutang |
| Sebab | Caj tambahan | Pulangan/diskaun |
| Baki akaun | Bertambah | Berkurang |
| Untuk pelanggan | Perlu bayar lebih | Menguntungkan |
Debit Note vs Invois
| Aspek | Debit Note | Invois |
|---|---|---|
| Fungsi | Pelarasan/tambahan | Bil utama |
| Bila dikeluarkan | Selepas invois | Awal transaksi |
| Rujukan | Merujuk invois asal | Dokumen utama |
| Jumlah | Biasanya kecil | Jumlah penuh |
Perakaunan Debit Note
Untuk Penjual (Pengeluar)
Debit: Accounts Receivable RM80
Credit: Sales / Revenue RM80
Untuk Pembeli (Penerima)
Debit: Purchases / Expenses RM80
Credit: Accounts Payable RM80
Situasi Penggunaan
Contoh 1: Kesilapan Harga
Invois asal:
- 10 unit @ RM50 = RM500 (sepatutnya RM55)
Debit Note:
- Pelarasan harga: 10 unit × RM5 = RM50
Contoh 2: Caj Tambahan
Invois asal: RM1,000 (penghantaran biasa)
Pelanggan minta ekspres:
Debit Note: Caj ekspres = RM80
Contoh 3: Item Tercicir
Invois asal: 20 unit (sepatutnya 25 unit)
Debit Note:
- 5 unit tambahan @ RM30 = RM150
Tips Menguruskan Debit Note
Untuk Penjual
- Keluarkan segera - Jangan tunggu lama selepas invois
- Nyatakan sebab jelas - Pelanggan perlu faham kenapa
- Rujuk invois asal - Mudah untuk semakan
- Dapatkan persetujuan - Jika boleh, maklumkan pelanggan dahulu
- Simpan rekod - Untuk audit dan rujukan
Untuk Pembeli
- Semak dengan teliti - Pastikan caj adalah sah
- Bandingkan dengan invois - Semak perbezaan
- Minta penjelasan - Jika tidak faham caj
- Rekodkan segera - Kemas kini akaun anda
- Runding jika perlu - Sebelum terima caj
Pembayaran Selepas Debit Note
Apabila pelanggan menjelaskan jumlah termasuk debit note, keluarkan resit untuk pembayaran tersebut.
Contoh:
- Invois asal: RM1,500
- Debit note: RM80
- Jumlah perlu bayar: RM1,580
- Pelanggan bayar RM1,580 menjadi Keluarkan resit RM1,580