Akaun Belum Bayar (bahasa Inggeris: Accounts Payable atau AP) adalah wang yang perlu dibayar oleh perniagaan kepada pembekal atau pemiutang untuk barangan atau perkhidmatan yang telah diterima.
Definisi Akaun Belum Bayar
Akaun Belum Bayar merupakan:
- Hutang perniagaan - Wang yang perlu kita bayar
- Liabiliti syarikat - Diklasifikasikan sebagai current liability
- Hasil pembelian kredit - Dari pembelian yang belum dibayar
- Kewajipan untuk membayar - Dalam tempoh yang ditetapkan
Bagaimana AP Berlaku?
ALIRAN AP
1. Terima barang/servis menjadi Terima INVOIS dari pembekal
2. Rekod dalam sistem menjadi Jadi AKAUN BELUM BAYAR
3. Dalam terma kredit menjadi Belum perlu bayar lagi
4. Due date menjadi Buat pembayaran
5. Minta RESIT menjadi Bukti sudah bayar
AP vs AR
| Aspek | Akaun Belum Bayar (AP) | Akaun Belum Terima (AR) |
|---|---|---|
| Definisi | Hutang kita | Hutang kepada kita |
| Pihak | Pembekal/vendor | Pelanggan |
| Klasifikasi | Liabiliti | Aset |
| Kita | Perlu bayar | Perlu kutip |
| Dokumen | Invois dari pembekal | Invois kepada pelanggan |
Contoh Akaun Belum Bayar
Senario
1 Jan: Terima stok RM10,000 dari Pembekal A
Terma: Net 30
Status: AP = RM10,000
10 Jan: Terima servis maintenance RM500 dari Vendor B
Terma: Net 7
Status: AP = RM10,500
17 Jan: Bayar Vendor B (due)
Status: AP = RM10,000
31 Jan: Bayar Pembekal A (due)
Status: AP = RM0
Jenis Akaun Belum Bayar
1. Trade Payables
- Hutang untuk pembelian barang dagangan
- Pembelian bahan mentah
- Inventori untuk dijual semula
2. Non-Trade Payables
- Bil utiliti (elektrik, air, internet)
- Sewa premis
- Servis profesional (akauntant, lawyer)
- Insurance
3. Accrued Expenses
- Gaji pekerja (belum dibayar)
- Interest atas pinjaman
- Cukai tertangguh
Pengurusan Akaun Belum Bayar
1. Rekod dengan Tepat
- Rekod setiap invois yang diterima
- Pastikan details betul (amount, due date)
- File invois dengan teratur
2. Payment Calendar
Jadual Pembayaran:
Minggu 1: Review semua invois masuk
Minggu 2: Process payment untuk due minggu depan
Minggu 3: Verify & approve payments
Minggu 4: Execute payments
Due dates yang kritikal:
- Pembekal A: 15hb setiap bulan
- Pembekal B: 30hb setiap bulan
- Utilities: 7hb setiap bulan
3. Manfaatkan Terma Kredit
- Jangan bayar terlalu awal - Gunakan terma sepenuhnya
- Jangan bayar lewat - Elak penalty dan reputasi buruk
- Ambil early payment discount - Jika berbaloi
4. Cash Flow Planning
Contoh:
Available cash: RM50,000
AP due this week:
- Pembekal A: RM30,000 (due 25/1)
- Pembekal B: RM15,000 (due 27/1)
- Utilities: RM3,000 (due 28/1)
Total due: RM48,000
Balance after payment: RM2,000
Action: OK, proceed dengan semua payment
Strategi Pengurusan AP
1. Negotiate Better Terms
- Minta terma kredit lebih panjang (30 menjadi 45 hari)
- Negotiate early payment discount
- Bulk purchase discount
2. Prioritize Payments
Jika cash flow tight, prioritize:
- Kritikal - Pembekal utama, utilities
- Penting - Pembekal tetap, servis essential
- Boleh tunda - Non-essential, fleksibel
3. Maintain Good Relationships
- Bayar on time (atau awal jika ada discount)
- Communicate jika ada masalah
- Build trust untuk terma lebih baik
4. Review Regularly
- Aging report untuk AP
- Monitor terma dengan pembekal
- Identify opportunities to save
Petunjuk Prestasi AP
1. Days Payable Outstanding (DPO)
DPO = (AP ÷ Pembelian Kredit) × Hari dalam Tempoh
Contoh:
AP = RM50,000
Pembelian Kredit (bulan) = RM100,000
DPO = (50,000 ÷ 100,000) × 30 = 15 hari
Meaning: Purata 15 hari untuk bayar pembekal
2. AP Turnover Ratio
AP Turnover = Pembelian Kredit ÷ Purata AP
Contoh:
Pembelian Kredit (tahun) = RM1,200,000
Purata AP = RM100,000
Turnover = 1,200,000 ÷ 100,000 = 12x
Meaning: AP dibayar 12 kali setahun (setiap bulan)
Tips untuk Perniagaan Kecil
- Track semua invois - Jangan miss payment
- Set reminder - Alert sebelum due date
- Gunakan terma sepenuhnya - Improve cash flow
- Ambil discount jika ada - 2% saving boleh significant
- Communicate - Jika perlu tunda, beritahu pembekal
Dokumentasi AP
Invois dari Pembekal
- Tarikh invois
- Nombor invois
- Amount
- Due date
- Terma
Setelah Pembayaran
- Minta resit atau acknowledgement
- Rekod payment dalam sistem
- Simpan untuk rekod
Kesimpulan
Akaun Belum Bayar adalah sebahagian normal dalam perniagaan. Pengurusan AP yang baik membantu:
- Maintain hubungan baik dengan pembekal
- Optimize cash flow
- Elak penalty dan caj lewat
- Manfaatkan discount jika ada