Statement (penyata) adalah dokumen kewangan yang meringkaskan semua transaksi yang berlaku dalam tempoh tertentu. Ia memberikan gambaran menyeluruh tentang aktiviti akaun.
Apa Itu Statement?
Statement atau penyata adalah dokumen yang menyenaraikan semua transaksi (debit dan kredit) dalam satu tempoh, biasanya sebulan. Ia menunjukkan baki pembukaan, semua aktiviti, dan baki akhir.
Ciri-ciri Statement:
- Summary - Ringkasan pelbagai transaksi
- Tempoh - Biasanya bulanan
- Baki - Menunjukkan opening dan closing balance
- Comprehensive - Termasuk semua jenis transaksi
Jenis-jenis Statement
1. Bank Statement (Penyata Bank)
Penyata dari bank yang menunjukkan:
- Semua deposit masuk
- Semua pengeluaran/pembayaran
- Caj bank
- Interest (jika ada)
- Baki akhir
2. Statement of Account (SOA)
Penyata yang dihantar kepada pelanggan:
- Semua invois yang dikeluarkan
- Semua pembayaran yang diterima
- Credit notes (jika ada)
- Baki tertunggak
3. Credit Card Statement
Penyata kad kredit:
- Semua transaksi
- Payment received
- Interest caj
- Minimum payment
- Due date
4. Supplier Statement
Penyata dari pembekal:
- Invois yang diterima
- Pembayaran yang dibuat
- Baki yang perlu dibayar
Elemen Statement of Account
Maklumat Asas
- Nama Syarikat - Syarikat yang keluarkan statement
- Nama Pelanggan - Penerima statement
- Tempoh - Statement period (e.g., Jan 2026)
- Tarikh Dikeluarkan - Statement date
Butiran Transaksi
- Baki Bawa - Opening balance
- Transaksi
- Tarikh
- Penerangan/Rujukan
- Debit (invois baru)
- Kredit (bayaran diterima)
- Baki Akhir - Closing balance
Maklumat Tambahan
- Aging analysis (30/60/90 hari)
- Payment terms reminder
- Contact details
- Payment instructions
Contoh Statement of Account
================================
ABC SUPPLIES SDN BHD
Statement of Account
================================
Kepada:
XYZ Trading Company
No. 45, Jalan Industri
40000 Shah Alam
--------------------------------
Statement Period: Januari 2026
Statement Date: 01/02/2026
Account No: CUST-0123
--------------------------------
BAKI BAWA KEHADAPAN: RM 5,000.00
Tarikh Ref Debit Kredit Baki
------------------------------------------------------
02/01 INV-2026-001 2,500.00 7,500.00
10/01 Payment-TT 3,000.00 4,500.00
15/01 INV-2026-015 1,800.00 6,300.00
20/01 CN-001 300.00 6,000.00
25/01 INV-2026-028 2,200.00 8,200.00
------------------------------------------------------
BAKI AKHIR: RM 8,200.00
================================
AGING SUMMARY:
--------------------------------
Current (0-30 days): RM 4,000.00
31-60 days: RM 2,200.00
61-90 days: RM 2,000.00
Over 90 days: RM 0.00
--------------------------------
TOTAL DUE: RM 8,200.00
================================
Payment Terms: Net 30
Please remit to:
Bank: Maybank
Account: 5123 4567 8901
================================
Thank you for your business
================================
Statement vs Invois vs Bil
| Aspek | Statement | Invois | Bil |
|---|---|---|---|
| Skop | Multiple transactions | Satu transaksi | Satu transaksi |
| Tujuan | Ringkasan & reminder | Permintaan bayaran | Permintaan bayaran |
| Kekerapan | Bulanan | Per transaction | Per transaction |
| Baki | Ya (running balance) | Tidak | Tidak |
| Aging | Biasanya ada | Tidak | Tidak |
Hubungan Dokumen
INVOIS 1 (RM 1,000) ──┐
INVOIS 2 (RM 2,000) ──┼── STATEMENT ── Total: RM 5,000
INVOIS 3 (RM 2,000) ──┘
(ringkasan semua invois)
Mengapa Statement Penting?
Untuk Peniaga (Yang Keluarkan)
-
Reminder kepada Pelanggan
- Ingatkan tentang baki tertunggak
- Galakkan pembayaran lebih cepat
-
Reconciliation Tool
- Pastikan rekod sama dengan pelanggan
- Kenal pasti discrepancy
-
Collection Management
- Track overdue accounts
- Prioritize collection efforts
Untuk Pelanggan (Yang Terima)
-
Verification
- Semak transaksi betul
- Compare dengan rekod sendiri
-
Payment Planning
- Tahu jumlah perlu dibayar
- Rancang cash flow
-
Audit Trail
- Rekod untuk accounting
- Bukti untuk audit
Cara Baca Statement
1. Semak Header
- Pastikan nama dan alamat betul
- Confirm tempoh statement
- Check account number
2. Review Baki Bawa
- Compare dengan statement bulan lepas
- Pastikan closing balance bulan lepas = opening balance bulan ini
3. Semak Setiap Transaksi
- Invois - pastikan anda terima barangan
- Payment - pastikan payment anda direkodkan
- Credit notes - pastikan adjustment betul
4. Verify Baki Akhir
- Opening + Debits - Credits = Closing
- Pastikan pengiraan betul
5. Review Aging
- Kenal pasti invois overdue
- Plan pembayaran accordingly
Tips Mengurus Statement
Untuk Peniaga
-
Hantar Tepat Waktu
- Awal bulan atau akhir bulan
- Konsisten setiap bulan
-
Format Yang Jelas
- Easy to read
- Clear aging breakdown
- Payment instructions included
-
Follow Up
- Call untuk overdue accounts
- Offer payment plan jika perlu
Untuk Pelanggan
-
Semak Segera
- Jangan biarkan berhari-hari
- Report discrepancy segera
-
Reconcile dengan Rekod
- Match dengan invois yang ada
- Match dengan payment records
-
Bayar Tepat Waktu
- Elakkan masuk aging lama
- Maintain good relationship
Statement dalam Konteks Digital
E-Statement
Banyak syarikat kini menghantar statement secara digital:
- Email - PDF attachment
- Portal - Customer portal access
- Automated - Auto-generated setiap bulan
Software yang Support Statement
- Accounting software (SQL, AutoCount)
- ERP systems
- Invoicing platforms (Zoho, QuickBooks)
Hubungan dengan Resit
Statement menunjukkan apa yang perlu dibayar. Selepas pembayaran dibuat, pelanggan akan menerima resit sebagai bukti.
Statement (Reminder) menjadi Payment menjadi Resit (Bukti)
Kesimpulan
Statement adalah dokumen penting untuk:
- Meringkaskan semua transaksi dalam tempoh
- Menunjukkan baki tertunggak
- Memudahkan reconciliation
- Menggalakkan pembayaran tepat waktu
Ia berbeza daripada invois (yang untuk satu transaksi) dan resit (yang dikeluarkan selepas bayaran).
Untuk setiap pembayaran yang diterima, keluarkan resit sebagai bukti transaksi.