Purchase Order (PO) atau Pesanan Pembelian adalah dokumen rasmi yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual untuk memesan barang atau perkhidmatan. PO adalah komitmen membeli dengan terma yang ditetapkan.
Definisi Purchase Order
Purchase Order merupakan:
- Dokumen pesanan rasmi - Permintaan pembelian bertulis
- Kontrak pembelian - Mengikat pembeli dan penjual
- Arahan kepada supplier - Apa yang perlu dibekalkan
- Kawalan perolehan - Mengawal proses pembelian
Fungsi Purchase Order
1. Pesanan Rasmi
PO berfungsi sebagai:
- Permintaan pembelian yang sah
- Bukti pesanan telah dibuat
- Rujukan untuk supplier
2. Kontrak Pembelian
PO adalah kontrak yang menyatakan:
- Apa yang akan dibeli
- Harga yang dipersetujui
- Bila dan di mana penghantaran
3. Kawalan Bajet
PO membantu:
- Mengawal perbelanjaan
- Mendapat kelulusan sebelum beli
- Menjejak komitmen kewangan
4. Rekod Perakaunan
PO menyediakan:
- Rekod pembelian
- Padanan dengan invois supplier
- Audit trail yang lengkap
Elemen Purchase Order
| Elemen | Keterangan |
|---|---|
| Maklumat pembeli | Nama syarikat, alamat, contact |
| Maklumat penjual | Nama supplier, alamat |
| Nombor PO | Nombor unik untuk rujukan |
| Tarikh PO | Bila pesanan dibuat |
| Senarai item | Barang/perkhidmatan yang dipesan |
| Kuantiti | Berapa banyak |
| Harga seunit | Harga setiap item |
| Jumlah | Total nilai pesanan |
| Terma penghantaran | Bila dan di mana |
| Terma pembayaran | Cara dan bila bayar |
Contoh Purchase Order
================================
ABC MANUFACTURING SDN BHD
No. 100, Kawasan Perindustrian
Tel: 03-8888 9999
================================
PURCHASE ORDER
================================
PO No: PO-2026-0156
Tarikh: 25/01/2026
--------------------------------
Kepada:
XYZ Suppliers Sdn Bhd
No. 50, Jalan Pembekal
Tel: 03-7777 8888
--------------------------------
Ship To:
ABC Manufacturing Sdn Bhd
No. 100, Kawasan Perindustrian
--------------------------------
| No | Item | Qty | Harga | Jumlah |
|----|--------------|-----|----------|------------|
| 1 | Bahan A | 100 | RM50.00 | RM5,000.00 |
| 2 | Bahan B | 50 | RM80.00 | RM4,000.00 |
| 3 | Komponen C | 200 | RM15.00 | RM3,000.00 |
--------------------------------
Subtotal: RM12,000.00
Penghantaran: RM 200.00
JUMLAH: RM12,200.00
--------------------------------
Terma Penghantaran: FOB Destination
Tarikh Diperlukan: 05/02/2026
Terma Pembayaran: Net 30
--------------------------------
Diluluskan oleh:
________________
Pengurus Pembelian
================================
Proses Purchase Order
1. Purchase Requisition (permintaan dalaman)
↓
2. Kelulusan dalaman
↓
3. Keluarkan PO kepada supplier
↓
4. Supplier terima & sahkan PO
↓
5. Supplier hantar barang + DO
↓
6. Terima barang, semak dengan PO
↓
7. Supplier hantar Invois
↓
8. Padankan Invois dengan PO & DO
↓
9. Buat pembayaran
↓
10. Terima Resit
PO vs Dokumen Lain
| Dokumen | Dikeluarkan Oleh | Fungsi |
|---|---|---|
| Purchase Order | Pembeli | Memesan barang |
| Quotation | Penjual | Memberikan harga |
| Delivery Order | Penjual | Bukti penghantaran |
| Invois | Penjual | Meminta pembayaran |
| Resit | Penjual | Bukti pembayaran |
Jenis Purchase Order
Standard PO
PO biasa untuk pembelian sekali.
Blanket PO / Standing Order
PO untuk pembelian berulang dalam tempoh tertentu.
Contract PO
PO berdasarkan kontrak jangka panjang.
Three-Way Matching
Proses pengesahan sebelum bayar invois:
- Purchase Order - Apa yang dipesan
- Delivery Order - Apa yang diterima
- Invois - Apa yang dicaj
Ketiga-tiga dokumen mesti sepadan sebelum pembayaran dibuat.
Tips Menguruskan PO
Untuk Pembeli
- Guna nombor berturutan - Mudah dijejak
- Nyatakan terma jelas - Elak salah faham
- Dapatkan kelulusan - Ikut proses dalaman
- Simpan salinan - Untuk rujukan dan audit
- Padankan sebelum bayar - Three-way matching
Untuk Penjual (Menerima PO)
- Sahkan PO - Pastikan boleh penuhi
- Semak terma - Harga, kuantiti, tarikh
- Rujuk PO dalam invois - Mudah untuk pembeli
- Hantar mengikut PO - Seperti yang dipesan
Selepas PO
Apabila transaksi selesai dan pembayaran diterima, keluarkan resit kepada pembeli.