Proforma Invois (proforma invoice) adalah dokumen yang menyerupai invois tetapi dikeluarkan sebelum transaksi selesai. Ia berfungsi sebagai anggaran atau dokumen preliminary sebelum invois sebenar dikeluarkan.
Apa Itu Proforma Invois?
Proforma invois adalah dokumen yang menunjukkan butiran dan harga barangan atau perkhidmatan sebelum penghantaran atau penyediaan perkhidmatan sebenar.
Perkataan “proforma” berasal dari Latin yang bermaksud “untuk bentuk” atau “sebagai formaliti” - menunjukkan ia adalah dokumen awal, bukan final.
Ciri-ciri Proforma Invois:
- Dikeluarkan sebelum transaksi
- Bukan dokumen cukai rasmi
- Sebagai anggaran atau quotation formal
- Boleh berubah sebelum invois akhir
Fungsi Proforma Invois
1. Anggaran Kos Terperinci
- Lebih formal daripada quotation
- Format seperti invois
- Mudah untuk kelulusan dalaman
2. Dokumen untuk Import/Export
- Diperlukan oleh kastam
- Untuk proses clearance
- Untuk letter of credit
3. Pembayaran Pendahuluan
- Asas untuk minta deposit
- Sebelum kerja bermula
- Untuk secure order
4. Kelulusan Dalaman
- Untuk proses procurement
- Budget approval
- Management sign-off
Proforma vs Quotation vs Invois
| Aspek | Quotation | Proforma Invois | Invois |
|---|---|---|---|
| Bila dikeluarkan | Sebelum order | Selepas order, sebelum deliver | Selepas deliver |
| Tujuan | Sebut harga | Anggaran formal | Minta bayaran |
| Mengikat? | Tidak | Separuh | Ya |
| Dokumen cukai? | Tidak | Tidak | Ya |
| Untuk accounting? | Tidak | Tidak | Ya |
Aliran Dokumen
QUOTATION (Sebut Harga)
↓
PROFORMA INVOIS (Anggaran Formal - optional)
↓
PURCHASE ORDER (Pesanan Pelanggan)
↓
DELIVERY (Penghantaran)
↓
INVOIS (Permintaan Bayaran)
↓
RESIT (Bukti Pembayaran)
Elemen Proforma Invois
Elemen Wajib
- Header “PROFORMA INVOICE” - Jelas nyatakan ini proforma
- Maklumat Penjual - Nama, alamat, SSM
- Maklumat Pembeli - Nama, alamat
- Nombor Rujukan - PI-XXXX
- Tarikh - Tarikh dikeluarkan
- Validity - Tempoh sah (e.g., 30 hari)
- Butiran Item - Penerangan, qty, harga
- Jumlah - Total termasuk anggaran cukai
- Payment Terms - Syarat pembayaran
Elemen Untuk Export
- Incoterms - FOB, CIF, EXW, dll
- Country of Origin - Negara asal barangan
- HS Code - Kod tarif kastam
- Weight/Dimensions - Berat dan dimensi
- Shipping Terms - Cara penghantaran
Contoh Proforma Invois
Contoh 1: Proforma Invois Domestik
================================
PROFORMA INVOICE
================================
TECH SUPPLIES SDN BHD
No. 88, Jalan Teknologi
40150 Shah Alam, Selangor
SSM: 123456-X
Tel: 03-5511 2233
================================
PI No: PI-2026-00123
Tarikh: 25/01/2026
Valid Until: 24/02/2026 (30 hari)
--------------------------------
Kepada:
ABC Corporation Sdn Bhd
Attn: En. Ahmad (Procurement)
No. 45, Jalan Industri
47500 Subang Jaya
--------------------------------
BUTIRAN:
No Item Qty Unit Price Amount
--------------------------------------------------
1 Laptop Dell XPS 15 5 RM 6,500 RM 32,500
2 Monitor 27" 4K 5 RM 1,800 RM 9,000
3 Keyboard Wireless 5 RM 250 RM 1,250
4 Mouse Wireless 5 RM 150 RM 750
--------------------------------------------------
SUBTOTAL: RM 43,500.00
SST (8%): RM 3,480.00
--------------------------------------------------
TOTAL: RM 46,980.00
================================
PAYMENT TERMS:
- 50% deposit upon confirmation
- 50% balance before delivery
VALIDITY:
- This proforma is valid for 30 days
- Prices subject to change after validity
DELIVERY:
- Lead time: 7-10 working days
- Free delivery within Klang Valley
================================
This is a PROFORMA INVOICE and not
a request for payment. A commercial
invoice will be issued upon delivery.
================================
Contoh 2: Proforma Invois Export
================================
PROFORMA INVOICE
================================
MALAYSIA EXPORTS SDN BHD
Lot 123, Free Trade Zone
Port Klang, 42000 Selangor
SSM: 789012-X
================================
PI No: PI-EXP-2026-0045
Date: 25/01/2026
Valid: 15 days
--------------------------------
BUYER:
Singapore Trading Pte Ltd
123 Orchard Road
Singapore 238888
--------------------------------
CONSIGNEE: (same as buyer)
--------------------------------
ITEM DETAILS:
HS Code: 8471.30.00
Item: Computer Laptops
Quantity: 100 units
Unit Price: USD 800.00
Total: USD 80,000.00
Country of Origin: Malaysia
Gross Weight: 350 kg
Net Weight: 300 kg
Dimensions: 10 cartons (50x40x30cm)
--------------------------------
SUBTOTAL: USD 80,000.00
FREIGHT (CIF): USD 1,500.00
INSURANCE: USD 500.00
--------------------------------
TOTAL CIF: USD 82,000.00
--------------------------------
INCOTERMS: CIF Singapore
PAYMENT: T/T 30% advance, 70% on B/L
SHIPPING:
Port of Loading: Port Klang
Port of Discharge: Singapore Port
Estimated Transit: 3 days
================================
This proforma is for customs and
banking purposes only.
================================
Bila Guna Proforma Invois?
1. Export/Import
- Kastam - Perlu untuk clearance
- Bank - Untuk letter of credit
- Insurance - Untuk coverage
2. Pembayaran Advance
- Pelanggan perlu bayar deposit
- Sebelum production bermula
- Untuk order customized
3. Kelulusan Dalaman
- Corporate procurement process
- Budget approval required
- Management authorization
4. Anggaran Formal
- Lebih formal dari quotation
- Customer request for budgeting
- Tender submission
Perbezaan dengan Tax Invoice
| Aspek | Proforma Invois | Tax Invoice |
|---|---|---|
| Dokumen cukai | Tidak: Tidak | Ya: Ya |
| Untuk accounting | Tidak: Tidak | Ya: Ya |
| Mengikat secara legal | Amaran: Limited | Ya: Ya |
| Boleh claim SST | Tidak: Tidak | Ya: Ya |
| LHDN terima | Tidak: Tidak | Ya: Ya |
Penting: Selepas barangan dihantar, anda MESTI keluarkan invois biasa (tax invoice) sebagai dokumen rasmi.
Tips Menggunakan Proforma Invois
1. Jelas Label “PROFORMA”
- Pastikan perkataan PROFORMA jelas
- Elakkan kekeliruan dengan invois sebenar
- Nyatakan ia bukan dokumen cukai
2. Tetapkan Validity Period
- 15-30 hari adalah biasa
- Harga boleh berubah selepas tamat
- Protect against price fluctuation
3. Detail Payment Terms
- Bila dan berapa perlu bayar
- Deposit requirement
- Balance payment timing
4. Include Disclaimer
- “This is not a tax invoice”
- “Commercial invoice to follow upon delivery”
- Protect your position
Kesimpulan
Proforma Invois adalah dokumen berguna untuk:
- Memberikan anggaran formal sebelum transaksi
- Memudahkan proses import/export
- Mendapatkan kelulusan dan pembayaran pendahuluan
- Sebagai dokumen preliminary sebelum invois rasmi
Ingat: Proforma invois bukan dokumen cukai. Selepas transaksi selesai, keluarkan invois rasmi dan kemudian resit selepas bayaran diterima.