Payment Voucher: Panduan Baucar Pembayaran Malaysia

Payment Voucher atau Baucar Pembayaran adalah dokumen dalaman yang digunakan oleh syarikat untuk merekod dan meluluskan pembayaran kepada pembekal, pekerja atau pihak lain.

Definisi Payment Voucher

Payment Voucher merupakan:

• Dokumen dalaman - Digunakan dalam syarikat pembayar
• Rekod pembayaran - Mendokumentasikan pembayaran yang dibuat
• Alat kelulusan - Memerlukan tandatangan kelulusan
• Kawalan dalaman - Sebahagian proses kawalan kewangan

Fungsi Payment Voucher

1. Rekod Pembayaran

Payment Voucher merekod:

• Siapa yang dibayar
• Berapa yang dibayar
• Untuk apa pembayaran
• Bila pembayaran dibuat

2. Proses Kelulusan

Memerlukan kelulusan dari:

• Penyedia (preparer)
• Penyemak (checker/verifier)
• Pelulus (approver)

3. Kawalan Dalaman

Memastikan:

• Pembayaran adalah sah
• Ada dokumen sokongan
• Mengikut prosedur syarikat
• Tiada penipuan

4. Rujukan Perakaunan

Menyediakan:

• Maklumat untuk rekod
• Rujukan untuk audit
• Trail dokumen lengkap

Elemen Payment Voucher

Elemen	Keterangan
Nombor PV	Nombor unik berturutan
Tarikh	Bila pembayaran dibuat
Penerima	Nama dan butiran payee
Butiran pembayaran	Untuk apa bayaran ini
Jumlah	Berapa yang dibayar
Kaedah bayaran	Cek/transfer/tunai
Dokumen sokongan	Invois, PO, DO yang berkaitan
Tandatangan	Penyedia, penyemak, pelulus

Contoh Payment Voucher

================================
   ABC TRADING SDN BHD
   No. 100, Jalan Perniagaan
================================
      PAYMENT VOUCHER
================================
PV No: PV-2026-0089
Tarikh: 25/01/2026
--------------------------------
Bayar kepada:
XYZ Suppliers Sdn Bhd
No. 50, Jalan Pembekal
Akaun: 1234567890 (Maybank)
--------------------------------
Butiran Pembayaran:
| Keterangan      | Rujukan     | Jumlah      |
|-----------------|-------------|-------------|
| Invois Jan 2026 | INV-2026-01 | RM5,000.00  |
| Invois Jan 2026 | INV-2026-02 | RM3,500.00  |
| Tolak CN        | CN-2026-01  | (RM 500.00) |
--------------------------------
Jumlah Bayaran:         RM 8,000.00
--------------------------------
Kaedah Bayaran: [X] Bank Transfer
                [ ] Cek
                [ ] Tunai
--------------------------------
No. Rujukan Bank: TRF123456789
--------------------------------
Disediakan oleh: ________________
Nama: ___________________________
Tarikh: _________________________

Disemak oleh: ___________________
Nama: ___________________________
Tarikh: _________________________

Diluluskan oleh: ________________
Nama: ___________________________
Tarikh: _________________________
================================

Proses Payment Voucher

1. Terima invois dari supplier
       ↓
2. Semak invois dengan PO & DO
       ↓
3. Sediakan Payment Voucher
       ↓
4. Lampirkan dokumen sokongan
       ↓
5. Semakan oleh penyemak
       ↓
6. Kelulusan oleh pelulus
       ↓
7. Buat pembayaran
       ↓
8. Rekod dalam sistem
       ↓
9. Terima resit dari supplier
       ↓
10. Failkan dokumen

Dokumen Sokongan

Payment Voucher perlu dilampirkan dengan:

Dokumen	Keperluan
Invois	WAJIB
Purchase Order	Jika ada
Delivery Order	Jika ada
Quotation	Jika berkaitan
Kontrak	Untuk pembayaran kontrak
Credit/Debit Note	Jika ada pelarasan

Payment Voucher vs Dokumen Lain

Dokumen	Fungsi	Dikeluarkan Oleh
Payment Voucher	Rekod dalaman bayaran keluar	Pembayar
Invois	Permintaan bayaran	Penerima
Resit	Bukti bayaran diterima	Penerima
Cek	Alat pembayaran	Pembayar

Kawalan Dalaman

Pengasingan Tugas

• Penyedia - Sediakan PV, bukan yang bayar
• Penyemak - Semak dokumen sokongan
• Pelulus - Luluskan pembayaran
• Pembayar - Buat pembayaran

Limit Kelulusan

Jumlah	Pelulus
< RM5,000	Eksekutif
RM5,000 - RM50,000	Pengurus
> RM50,000	Pengarah

Tips Menguruskan Payment Voucher

Best Practices

1. Nombor berturutan - Jangan skip nombor
2. Lampirkan semua dokumen - Invois, PO, DO
3. Semak sebelum bayar - Three-way matching
4. Dapatkan semua tandatangan - Ikut prosedur
5. Simpan dengan teratur - Failkan mengikut bulan

Elakkan

1. Bayar tanpa PV
2. Skip proses kelulusan
3. Tandatangan kosong (blank)
4. Hilangkan dokumen sokongan

Selepas Payment Voucher

Selepas pembayaran dibuat, anda patut terima resit dari penerima bayaran sebagai bukti pembayaran telah diterima.

Buat resit pembayaran sekarang