Debit Note: Panduan Nota Debit untuk Perniagaan Malaysia

Debit Note atau Nota Debit adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual untuk menambah jumlah yang pelanggan perlu bayar. Ia menambah baki akaun pelanggan.

Definisi Debit Note

Debit Note merupakan:

• Nota pelarasan - Menambah hutang pelanggan
• Caj tambahan - Bayaran yang perlu ditambah
• Dokumen pembetulan - Membetulkan invois terkurang
• Rekod kos tambahan - Mendokumentasikan caj extra

Bila Keluarkan Debit Note?

1. Kesilapan Invois

Invois asal terkurang caj:

• Harga seunit salah (lebih rendah)
• Kuantiti tercicir
• Pengiraan silap

2. Caj Tambahan

Caj yang tidak dalam invois asal:

• Caj penghantaran ekspres
• Caj pembungkusan khas
• Caj insurans
• Caj pemasangan

3. Kenaikan Harga

Perubahan harga selepas invois:

• Kenaikan kos bahan
• Perubahan kadar SST
• Adjustment kontrak

4. Caj Penalti

Penalti atau denda:

• Pembayaran lewat
• Pembatalan pesanan
• Perubahan spesifikasi

Elemen Debit Note

Elemen	Keterangan
Label	”DEBIT NOTE” atau “NOTA DEBIT”
Nombor DN	Nombor unik berturutan
Tarikh	Bila dikeluarkan
Maklumat pelanggan	Nama dan alamat
Rujukan invois	Invois yang dilaraskan
Butiran caj	Apa yang dicaj tambahan
Jumlah debit	Nilai tambahan
Sebab	Kenapa caj dikenakan

Contoh Debit Note

================================
   SYARIKAT PEMBEKAL SDN BHD
   No. 123, Jalan Perniagaan
   Tel: 03-1234 5678
================================
         DEBIT NOTE
================================
DN No: DN-2026-0015
Tarikh: 25/01/2026
--------------------------------
Pelanggan:
Kedai ABC
No. 45, Jalan Kedai
Tel: 012-345 6789
--------------------------------
Rujukan Invois: INV-2026-0456
Tarikh Invois: 18/01/2026
--------------------------------
Sebab: Caj penghantaran ekspres
       (diminta oleh pelanggan)
--------------------------------
| Butiran              | Jumlah    |
|----------------------|-----------|
| Express Delivery     | RM 80.00  |
| Saturday Handling    | RM 50.00  |
--------------------------------
Jumlah Debit:          RM 130.00
--------------------------------
Baki Akaun Sebelum: RM 2,500.00
Debit Nota Ini:     RM   130.00
Baki Akaun Baru:    RM 2,630.00
--------------------------------
Sila jelaskan bersama invois asal.
================================

Proses Debit Note

1. Keperluan caj tambahan dikenalpasti
       ↓
2. Penjual menyediakan Debit Note
       ↓
3. Kelulusan dalaman (jika perlu)
       ↓
4. Hantar kepada pelanggan
       ↓
5. Kemas kini akaun pelanggan
       ↓
6. Pelanggan membayar jumlah penuh

Debit Note vs Credit Note

Aspek	Debit Note	Credit Note
Kesan akaun	Menambah hutang	Mengurangkan hutang
Untuk pelanggan	Perlu bayar lebih	Dapat kredit
Sebab biasa	Caj tambahan	Pulangan, diskaun
Baki pelanggan	Bertambah	Berkurang

Debit Note vs Invois Tambahan

Aspek	Debit Note	Invois Tambahan
Fungsi	Pelarasan invois sedia ada	Transaksi baru
Rujukan	Merujuk invois asal	Berdiri sendiri
Biasa untuk	Caj kecil, pembetulan	Pesanan baru

Kesan Perakaunan

Untuk Penjual

Debit:  Accounts Receivable RM130
Credit: Revenue / Sales     RM130

Untuk Pembeli

Debit:  Expenses / Purchases RM130
Credit: Accounts Payable     RM130

Tips Menguruskan Debit Note

Untuk Penjual

1. Keluarkan segera - Jangan tunggu lama
2. Jelaskan sebab - Pelanggan perlu faham
3. Rujuk invois - Mudah untuk pelanggan
4. Dapatkan kelulusan - Ikut prosedur
5. Rekod dengan teratur - Untuk audit

Untuk Pembeli

1. Semak kesahihan - Pastikan caj wajar
2. Bandingkan - Rujuk invois asal
3. Tanya jika tak faham - Sebelum bayar
4. Rekod dalam akaun - Kemas kini segera

Hubungan dengan Resit

Debit Note bukan resit. Ia hanya menambah jumlah yang perlu dibayar.

Contoh situasi:

• Invois asal: RM2,500
• Debit Note: RM130
• Jumlah perlu bayar: RM2,630
• Pelanggan bayar RM2,630 menjadi Keluarkan Resit RM2,630

Buat resit pembayaran sekarang