Nota hantaran atau Delivery Order (DO) merupakan dokumen rasmi yang dikeluarkan oleh pembekal atau penjual untuk mengesahkan penghantaran barangan kepada pembeli.
Dokumen ini bertindak sebagai bukti bahawa barangan telah diserahkan dan diterima oleh pihak pembeli. Ia juga berfungsi sebagai dokumen kawalan inventori dan rujukan untuk tujuan pembayaran serta rekod perniagaan.
Maksud Delivery Order
Apakah Maklumat Penting Yang Perlu Ada Dalam Delivery Order?
Sebuah nota hantaran yang lengkap perlu mengandungi nombor rujukan DO yang unik, tarikh penghantaran, maklumat penuh pembekal dan pembeli, senarai terperinci barangan yang dihantar termasuk kuantiti dan spesifikasi, ruang tandatangan untuk pengesahan penerimaan, dan rujukan kepada nombor pesanan belian (PO) jika berkaitan. Maklumat ini penting untuk memastikan ketepatan penghantaran dan mengelakkan sebarang pertikaian pada masa hadapan.
Bagaimanakah Aliran Proses Nota Hantaran Dalam Rantaian Bekalan?
Dalam rantaian bekalan, nota hantaran dikeluarkan selepas pesanan belian diterima dan sebelum invois dikeluarkan. Apabila barangan sedia untuk penghantaran, pembekal akan menyediakan nota hantaran dalam beberapa salinan. Satu salinan akan disimpan oleh pembekal, satu diberikan kepada pembeli, dan satu lagi untuk pemandu penghantaran. Setelah barangan diterima, pembeli akan mengesahkan penerimaan dengan menandatangani nota hantaran tersebut. Salinan yang telah ditandatangani akan dikembalikan kepada pembekal untuk tujuan rekod dan pengeluaran invois.
Apakah Kepentingan Nota Hantaran Dalam Pengurusan Inventori?
Nota hantaran memainkan peranan penting dalam pengurusan inventori kerana ia membantu syarikat mengesan pergerakan barangan dengan tepat. Ia membolehkan kedua-dua pihak pembekal dan pembeli mengemaskini rekod stok mereka dengan betul. Dokumen ini juga membantu dalam proses penyesuaian stok dan audit, di mana syarikat boleh membandingkan kuantiti fizikal dengan rekod dalam sistem inventori.
Bagaimanakah Teknologi Moden Mempengaruhi Pengurusan Nota Hantaran?
Dengan kemajuan teknologi, banyak syarikat kini menggunakan sistem pengurusan nota hantaran elektronik. Sistem ini membolehkan pemprosesan nota hantaran secara digital, menjimatkan masa dan mengurangkan risiko kesilapan manusia. Penggunaan kod bar atau teknologi RFID membolehkan pengesanan penghantaran secara masa nyata. Sistem digital juga memudahkan proses penyimpanan rekod, carian maklumat, dan integrasi dengan sistem pengurusan inventori dan perakaunan yang lain.