Nota debit (debit note) adalah dokumen perniagaan yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli untuk meningkatkan jumlah amaun yang perlu dibayar oleh pembeli. Ia biasanya digunakan apabila terdapat kesilapan dalam pengebilan sebelumnya, penambahan caj, atau sebarang pelarasan yang perlu dibuat terhadap invois asal.
Dokumen ini penting untuk memastikan rekod perakaunan yang tepat dan telus antara kedua-dua pihak.
Maksud Debit Note
Bilakah Nota Debit Perlu Dikeluarkan?
Nota debit dikeluarkan dalam beberapa keadaan tertentu. Antaranya ialah apabila terdapat kesilapan dalam invois asal di mana harga yang ditetapkan terlalu rendah, apabila terdapat caj tambahan yang perlu dibayar oleh pembeli, atau apabila terdapat perubahan dalam terma perniagaan yang memerlukan pembayaran tambahan. Ia juga boleh dikeluarkan apabila pembeli mengembalikan sebahagian barangan yang telah dibeli atau apabila kualiti barangan tidak memenuhi standard yang ditetapkan.
Apakah Elemen-Elemen Yang Perlu Ada Dalam Nota Debit?
Sebuah nota debit perlu mengandungi maklumat tertentu untuk memastikan kesahihannya seperti nombor rujukan nota debit, tarikh, butiran penjual dan pembeli yang lengkap, rujukan kepada invois asal, sebab nota debit dikeluarkan, jumlah pelarasan yang dibuat, dan jumlah baharu yang perlu dibayar. Semua maklumat ini perlu dinyatakan dengan jelas untuk mengelakkan sebarang kekeliruan atau pertikaian di masa hadapan.
Apakah Perbezaan Antara Nota Debit Dan Nota Kredit?
Nota debit berbeza daripada nota kredit dari segi fungsi dan tujuannya. Nota debit digunakan untuk menambah jumlah yang perlu dibayar oleh pembeli, manakala nota kredit pula digunakan untuk mengurangkan jumlah yang perlu dibayar. Sebagai contoh, nota debit dikeluarkan apabila terdapat caj tambahan, manakala nota kredit dikeluarkan apabila pembeli mendapat diskaun atau rebat.
Bagaimanakah Cara Menguruskan Nota Debit Dengan Berkesan?
Pengurusan nota debit yang berkesan memerlukan sistem rekod yang teratur. Setiap nota debit perlu direkodkan dengan teliti dalam sistem perakaunan dan disimpan bersama dengan dokumen berkaitan seperti invois asal. Penting juga untuk memastikan pembeli dimaklumkan dengan segera tentang pengeluaran nota debit dan sebab ia dikeluarkan. Pemantauan berkala terhadap nota debit yang belum diselesaikan juga perlu dilakukan untuk memastikan pembayaran dibuat mengikut tempoh yang ditetapkan.